Mémo : bons usages des outils numériques

1. Joya Pro - les bons usages pour les intervenants.

Joya Pro est votre outil principal. Il vous permet d'accéder aux informations nécessaires à vos interventions et de transmettre vos observations à votre responsable de secteur. Voici comment l'utiliser correctement.

1.1 Avant chaque intervention

Geste à réaliser

1 Connectez-vous à Joya Pro avec votre identifiant personnel. Si vous avez oublié votre mot de passe, contactez votre responsable de secteur  ne partagez jamais le compte d'un collègue ayant le bénéficiaire que vous. 

2 Consultez votre planning du jour et vérifiez les horaires de chaque intervention.

3 Lisez la fiche mission de la personne : tâches à réaliser, consignes particulières, informations de santé importantes (allergies, risques de chute, traitements à connaître).

4 Vérifiez l'adresse et le contact de référence en cas d'imprévus.

5 Si vous constatez une anomalie dans Joya Pro (informations incorrectes, accès à un dossier inattendu), signalez immédiatement à votre RS avant d'intervenir.

1.2 Pendant et après l'intervention

• Verrouillez Joya Pro lorsque vous ne consultez pas l'application, notamment dans les transports ou dans des lieux publics.
• Transmettez toute information urgente à votre responsable de secteur via Joya Pro pas par SMS personnel, WhatsApp ou autre messagerie.
• Saisissez votre compte rendu d'intervention a l'issue de chaque visite, le jour même. Le compte rendu doit être factuel, précis et concis : ce que vous avez fait, ce que vous avez observé d'important, événements particuliers.
• Si la personne ne répond pas ou si la situation vous préoccupe, contactez votre RS via Joya Pro ou par appel téléphonique professionnel.

1.3 Ce qu'il faut éviter absolument

Prendre des photos du domicile ou de la personne avec votre téléphone

Risque d'atteinte à la vie privée et violation des données personnelles.

Utiliser votre téléphone personnel pour noter des infos sur la personne hors joya pro

Sécurité des données non garantie , risque en cas de perte ou vol.

Partager votre accès Joya Pro avec un collègue

Violation de la charte,  responsabilité individuelle engagée.

Saisir votre compte rendu plusieurs jours après l'intervention

Perte de continuité pour les autres intervenants, risque qualité.

2. Logiciel métier, email et slack - les bons usages pour les encadrants

Les encadrants et personnels administratifs utilisent un périmètre d'outils plus large. Voici les bonnes pratiques par outil.

2.1 Logiciel métier bureau — gestion des dossiers

🖥️  Bonnes pratiques logiciel métier

• Verrouillez votre session dès que vous quittez votre poste, même quelques minutes.
• Accès au dossier d'une personne : vérifiez que la personne relève bien de votre secteur avant d'ouvrir son dossier. En cas de doute, demandez à votre manager.
• Toute modification dans le dossier d'une personne est tracée (auteur, date, motif). si vous avez un appel entrant ou un mail/courrier vous devez l’enregistrer sur hassibot. Il en va de même pour les éléments sortants. 
• Si vous constatez une erreur ou une incohérence dans un dossier, signalez-le : ne corrigez pas seul sans validation.
• En cas de problème technique (connexion impossible, erreur d'affichage), contactez le département IT : [email protected]

2.2 Messagerie email — usage professionnel

Objet clair et précis dans chaque email

Facilite le traitement et la traçabilité des échanges.

Vérifier le destinataire avant d'envoyer (surtout en cas d'informations sur une personne accompagnée)

Évite les envois erronés — première cause de violation de données.

Préférer le logiciel métier ou Slack pour les échanges sur des situations individuelles de personnes

Sécurité renforcée, traçabilité meilleure, confidentialité garantie.

Signaler les emails suspects sans les ouvrir a : [email protected]

Protection contre le phishing et les cyberattaques.

2.3 Slack — messagerie interne

• Slack est réservée aux échanges professionnels internes. Ne l'utilisez pas pour des sujets personnels.
• Pour les échanges concernant une situation individuelle d'une personne accompagnée, privilégiez un canal privé ou un message direct, pas un canal général accessible à toute l'équipe.
• Traitez chaque message Slack comme si la direction pouvait le lire : les messages sont archivés et peuvent être consultés en cas d'incident.
• En cas d'absence prolongée, désactivez vos notifications et configurez un message d'absence précisant votre contact de remplacement.

2.4 Outils cloud et stockage

• Utilisez uniquement les outils cloud autorisés par Joya (Google Drive groupe, Slite). Ne stockez pas de documents professionnels sur des services personnels (Dropbox perso, iCloud...).
• Partagez les documents avec les droits minimaux nécessaires : en lecture seule si possible, en modification uniquement si indispensable.
• Supprimez régulièrement les documents obsolètes ou les brouillons qui ne sont plus utiles.

3. Intelligence artificielle, ce qu'il faut savoir

Règle absolue  applicable à tous les professionnels Joya

Il est strictement interdit d'entrer des informations relatives aux personnes accompagnées (nom, adresse, donnees de sante, situations personnelles, plans d'aide) dans des outils d'IA publics : ChatGPT, Gemini, Copilot, Claude public, Deeply ou tout outil non autorisé par le groupe. Ces outils peuvent stocker et réutiliser les données saisies, au risque de les diffuser à des tiers.

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En revanche, l'IA peut etre utilisee de maniere pertinente dans votre quotidien professionnel, sous conditions :

Rédiger un email générique ou un courrier type (sans données de personnes)

Relire et valider le contenu avant envoi. Ne pas utiliser les outils publics pour des contenus confidentiels.

Rechercher des informations générales sur une pathologie ou une technique d'aide (sans citer la personne)

Vérifier la fiabilité de la source. L'IA peut se tromper — toujours valider avec une source professionnelle.

Préparer une trame de réunion ou un ordre du jour générique

Pas de données personnelles ou confidentielles du groupe à intégrer.

4. Cybersécurité : les gestes essentiels

La sécurité numérique est l'affaire de tous. Ces gestes simples protègent les données des personnes accompagnées et les systèmes de Joya.

🔒 Mot de passe unique et robuste (12 caractères minimum, majuscules, chiffres, caractères spéciaux)

Un mot de passe faible ou utilisé est la première cause de compromission de compte.

🔄 Mises à jour de sécurité installées sans délai

Les mises à jour corrigent les failles exploitées par les pirates.

🔑 Session verrouillée dès que vous vous éloignez de votre poste

Éviter qu'une personne non autorisée accède à vos données.

📧 Email suspect : ne pas ouvrir, ne pas cliquer, signaler a [email protected]

Le phishing est le vecteur d'attaque numérique le plus courant.

📵 Pas de wifi public non sécurisé pour accéder aux outils Joya

Les réseaux publics peuvent être interceptés par des tiers malveillants.

📱 Perte ou vol de matériel signale immédiatement au RCS et au departement IT

Permet l'effacement à distance du matériel et limite les risques de fuite.

‍5. En cas de problèmes techniques ou d'incidents

1 Joya Pro ne fonctionne pas / connexion impossible

Contactez votre RS qui contactera le département IT. N'utilisez pas une autre application pour transmettre des données en attendant.

2 Vous avez reçu un email suspect (phishing, lien douteux)

Ne cliquez pas, ne répondez pas. Signalez a : [email protected]

3 Perte ou vol de téléphone (professionnel ou personnel avec données Joya)

Informez immédiatement votre RS ET le département IT pour effacement à distance si possible.

4 Vous avez cliqué sur un lien suspect ou entre votre mot de passe sur un site douteux

Changez immédiatement votre mot de passe et informez le département IT.

5 Vous constatez des accès inhabituels ou des modifications inexpliquées dans un dossier

Signalez immédiatement au RCS et au département IT. Ne tentez pas d'analyser vous-même.

6 Vous ne savez pas si un usage est autorisé ou non

Avant d'agir, demandez à votre RS ou au DPO : [email protected]

6. Contacts & documents de référence

Votre responsable de secteur

Tout problème terrain, question sur Joya Pro, signalement d'incident

Departement IT — [email protected]

Probleme technique, perte de matériel, email suspect, accès impossible

DPO — [email protected]

Question sur la protection des données, doute sur un usage autorise

Documents de référence du corpus Joya :

• Charte informatique Assistants de vie (Joya Pro et téléphone)
• Charte informatique Encadrants (ordinateur, email, Slack, cloud, IA)
• Procedure d'acces au dossier individuel
• Procédure de gestion des violations de données
• Memo sensibilisation confidentialité Assistants de vie
• Memo sensibilisation confidentialité Encadrants